Tìm hiểu KPI là gì? Phân loại KPI phổ biến

Đối với một công ty, có thể phát triển một cách hiệu quả và toàn diện là một yêu cầu rất quan trọng để nâng tầm thương hiệu, giúp công ty thu được lợi nhuận cao. Để làm được điều này, điều cần thiết là phải xây dựng KPI. Hiện tại, cũng có những chiến lược xây dựng hợp lý mới để hiểu bản chất của KPI là gì và giúp phát triển doanh nghiệp của bạn. Theo dõi bài viết dưới đây của farawebsite.org nhé!

I. KPI là gì

KPI là viết tắt của Key Performance Indicators và được hiểu là một tập hợp các chỉ số chính giúp bạn đo lường hoặc đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức một cách chính xác nhất.

KPI phản ánh mục đích là hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, là một chu kỳ kinh doanh cụ thể do tổ chức đặt ra.

Thông thường, KPI được đo lường và đánh giá dựa trên ba thước đo cơ bản mà mọi cá nhân và tổ chức cần hiểu rõ khi xây dựng KPI, KRP:

Một chỉ báo kết quả chính phản ánh kết quả từ sự kết hợp của nhiều hành động khác nhau. Thông qua chỉ số KRP, bạn có thể xác định xem doanh nghiệp của mình có thực sự đi đúng hướng hay không. Chỉ số này không chi tiết và cụ thể như KPI và thường được sử dụng để đo lường các giá trị dài hạn, hàng tháng và hàng quý.

PI: Đây là thước đo hiệu suất giúp các công ty tuân thủ các chiến lược kinh doanh đã thiết lập.

Thông qua chỉ số PI, nó bổ sung hiệu quả cho các KPI. Số liệu này thường bao gồm một số vấn đề, bao gồm: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu so với 10% khách hàng hàng đầu, số lượng yêu cầu từ mỗi nhân viên trong 30 ngày qua, khiếu nại từ các khách hàng chính…

RI: Chỉ số Kết quả giúp tóm tắt không chỉ các hoạt động tài chính mà còn cả các hoạt động. Từ những tổng hợp này, các công ty có thể xác định những yếu tố nào cần được cải thiện và những yếu tố nào cần được ban lãnh đạo xem xét.

Chỉ số này có ba yếu tố chính: lợi nhuận ròng từ các sản phẩm chính, doanh số bán hàng của ngày hôm trước và các khiếu nại từ chính khách hàng chính. Nếu bạn muốn xây dựng KPI thành công, bạn cần biết rằng bạn cần đảm bảo tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn SMART.

Chi tiết: Tính cụ thể và rõ ràng (cụ thể): Các chỉ số để tiến hành xây dựng cần được giải thích từ ba khía cạnh: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường được sử dụng. Trong trường hợp chỉ tiêu này càng rõ ràng, cụ thể và chi tiết thì mỗi người lao động càng dễ dàng quyết định mình nên làm gì và làm như thế nào để đạt kết quả tốt nhất.

II. Phân loại KPI

Ngày nay, có rất nhiều KPI được sử dụng trong các công ty giúp họ quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc. Trong số đó, có thể chia chỉ số thành hai loại chính: Đó là: Các chỉ số KPI gắn liền với các mục tiêu chiến lược.

Tức là bạn xây dựng KPI với các mục tiêu định hướng chiến lược thường gắn với tiền bạc, thị phần, lợi nhuận,… Do đó, có tác động trực tiếp và ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Do đó, khi tạo chỉ báo này, cần đặc biệt lưu ý để thực hiện nó một cách chính xác.

Có lẽ một ví dụ điển hình: KPI yêu cầu chiến lược đạt được doanh thu 20 tỷ mỗi tháng và 240 tỷ mỗi năm. Nếu không đạt được kết quả đề ra, hiển nhiên công ty sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. KPI được kết hợp với các mục tiêu chiến thuật. Đây là những hoạt động nhỏ được thiết kế để giúp các công ty nhanh chóng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

III. Chiến lược xây dựng KPI hiệu quả

1. Thực hiện xác định bộ phận xây dựng KPI

Bước đầu tiên trong việc xây dựng KPI là xác định bộ phận hoặc cá nhân nào đang thực hiện công việc này. Có sự khác biệt giữa mỗi doanh nghiệp, theo yêu cầu và giữa các bộ phận hoặc cá nhân tạo KPI.

Đầu tiên, người xây dựng là trưởng phòng, trường của khoa,… và phải hiểu biết rõ ràng, khái quát nhất về từng vị trí trong khoa, nhiệm vụ và yêu cầu của từng vị trí đó. Việc xây dựng KPI trở nên chính xác, thực tế và khả thi hơn.

Tuy nhiên, nếu bộ phận quá lớn, công việc này có thể được thực hiện bởi một nhân viên cấp dưới. Việc xây dựng và hoàn thiện KPI được thực hiện ở từng bộ phận mang lại tính khả thi cao, khả năng hoàn thành công việc hiệu quả theo đúng năng lực và khả năng của từng thành viên, từng bộ phận.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc xây dựng KPI theo cách này ảnh hưởng đến tính khách quan do việc cung cấp các chỉ số đo lường quá thấp so với những gì thực tế có thể thực hiện được. Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao cần sự đánh giá và kiểm chứng của các chuyên gia am hiểu nghiệp vụ của bộ phận.

2. Tiến hành xác định KRAs 

Bước tiếp theo trong việc phát triển KPI là xác định KPA cho từng bộ phận. Trên thực tế, mỗi bộ phận trong một công ty có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng đối với tổ chức.

Do đó, việc phân chia thành các phòng, ban mới được thực hiện. Vì vậy, việc xây dựng KPI phải được thể hiện với những đặc điểm phù hợp với từng bộ phận mới đem lại hiệu quả công việc cao và trưởng thành.

Việc có chiến lược KPI cho từng doanh nghiệp là rất quan trọng. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, khả năng phát triển tổ chức ngày càng lớn mạnh. Xây dựng KPI rõ ràng, cụ thể, có thể hành động để từng cá nhân trong tổ chức của bạn làm việc chuyên nghiệp và hoàn thành công việc đúng cách. Những cá nhân xuất sắc, những bộ phận hiệu quả góp phần tạo nên một tập thể vững mạnh. Đó là một vấn đề mà các nhà quản trị nguồn nhân lực phải cân nhắc và lưu ý để thực hiện nó một cách hiệu quả và chính xác. Hy vọng bài viết KPI là gì sẽ hữu ích đối với bạn đọc!